Häufige Fragen
zur KI-Richtlinie
der HWR Berlin

Grundsätzlich ist dies möglich. Die KI-Richtlinie verpflichtet Hochschulangehörige nicht dazu, ausschließlich die von der HWR Berlin bereitgestellten KI-Tools zu verwenden. Auch die Nutzung anderer KI-Dienste ist grundsätzlich möglich, sofern dabei die Vorgaben der KI-Richtlinie sowie die sonstigen gesetzlichen und dienstlichen Vorgaben eingehalten werden.

Insbesondere dürfen gemäß § 2 Abs. 1 der Richtlinie keine personenbezogenen Daten, urheberrechtlich geschützten oder vertraulichen Inhalte sowie keine Dienst- und Geschäftsgeheimnisse der HWR Berlin in KI-Systeme eingegeben werden. Zudem muss sichergestellt sein, dass die Eingaben nicht für Trainingszwecke verwendet werden (vgl. § 5 Abs. 2). Das kann man in der Regel bei allen Bezahl-KI-Tools in den Einstellungen ausschalten.

Für Beschäftigte der Hochschulverwaltung gilt die Richtlinie zugleich als Dienstanweisung. Bei der Nutzung externer KI-Dienste ist aufgrund der Sensibilität des Arbeitsbereichs besondere Sorgfalt geboten. Im Vergleich dazu gibt es eine ganz konkrete Nutzungsverpflichtung für das KI-Tool der HWR Berlin nur in § 8 Abs. 2 der KI-Richtlinie, und zwar für den Fall, dass Lehrende Studierende zur Nutzung von KI-Tools verpflichten.

Die KI-Richtlinie legt hierfür klare Grenzen fest. Personenbezogene Daten, urheberrechtlich geschützte oder vertrauliche Inhalte sowie Dienst- und Geschäftsgeheimnisse dürfen nicht in KI-Systeme eingegeben werden. Gleiches gilt für Inhalte, zu deren Geheimhaltung sich die HWR Berlin durch Verträge oder Geheimhaltungsvereinbarungen verpflichtet hat.

Öffentlich zugängliche Informationen sind davon grundsätzlich zu unterscheiden. Informationen, die beispielsweise auf der Website der HWR Berlin frei zugänglich veröffentlicht wurden, sind grundsätzlich keine vertraulichen internen Informationen.

Allerdings bedeutet die öffentliche Zugänglichkeit eines Dokuments nicht automatisch, dass es ohne weitere Prüfung in jedes KI-System hochgeladen werden darf. Insbesondere sind weiterhin mögliche Urheberrechte und sonstige Rechte Dritter zu beachten.

Für die praktische Anwendung empfiehlt sich daher folgende Grundregel:

Was öffentlich zugänglich und frei nutzbar ist, kann grundsätzlich auch für die Verarbeitung in einem KI-Tool in Betracht kommen. Bei internen, vertraulichen oder rechtlich geschützten Informationen ist dagegen vom Hochladen abzusehen, sofern keine eindeutige Rechtsgrundlage bzw. Freigabe besteht.

Im Zweifel sollte das Hochladen in KI-Tools jedoch restriktiv gehandhabt werden.

Grundsätzlich sind auf der Website bereitgestellte Informationen als öffentlich zugängliche Informationen einzustufen.

Aus der öffentlichen Zugänglichkeit folgt jedoch nicht automatisch eine uneingeschränkte Erlaubnis zur Weiterverarbeitung. Insbesondere können urheberrechtliche oder andere rechtliche Vorgaben bestehen.

Dokumente, die ausschließlich im Intranet, auf internen Speichermedien oder in anderen nicht öffentlich zugänglichen Bereichen der HWR Berlin verfügbar sind, sollten dagegen grundsätzlich als nicht öffentlich zugängliche interne Informationen behandelt werden.

Mitteilungsblätter und weitere Rechtsgrundlagen fallen unter § 5 Abs. 1 UrhG, wonach Gesetze, Verordnungen, amtliche Erlasse und Bekanntmachungen sowie Entscheidungen und amtlich verfasste Leitsätze zu Entscheidungen keinen urheberrechtlichen Schutz genießen. Es ist also z. B. erlaubt, ein amtliches Mitteilungsblatt in die KI zu geben, z. B. für eine Erläuterung oder Zusammenfassung.

Bei Zweifeln sollte das Dokument nicht in ein externes KI-System hochgeladen werden.

Nein, grundsätzlich nicht ist dies nicht möglich. § 2 Abs. 1 der KI-Richtlinie bestimmt ausdrücklich, dass urheberrechtlich geschützte Inhalte nicht in KI-Systeme eingegeben werden dürfen.

Das gilt auch dann, wenn das Dokument für die eigene dienstliche Arbeit benötigt wird.

Bei der Nutzung von Materialien ist daher zunächst zu prüfen, ob diese urheberrechtlich geschützt sind und ob eine entsprechende Nutzung zulässig ist. Die bloße Tatsache, dass ein Dokument öffentlich zugänglich oder für die eigene Arbeit relevant ist, reicht hierfür nicht aus.

CC-Lizenzen gestatten die menschliche und maschinelle Verarbeitung. Daher ist es grundsätzlich zulässig, Dokumente in die KI zu geben. Die Nutzung dieser Dokumente, z. B. zum Verstehen eines Dokuments oder zum Zusammenfassen, wäre damit möglich.

CC-Lizenzen räumen je nach konkreter Lizenz unterschiedliche Nutzungsrechte ein und enthalten teilweise zusätzliche Bedingungen, beispielsweise zur Namensnennung oder zur Weitergabe unter gleichen Bedingungen.

Da § 2 Abs. 1 der KI-Richtlinie die Eingabe urheberrechtlich geschützter Inhalte grundsätzlich untersagt, sollte bei CC-lizenzierten Werken besonders sorgfältig geprüft werden, ob die konkrete Nutzung von den eingeräumten Rechten bzw. einer gesetzlichen Erlaubnis gedeckt ist.

Sofern beim Input von Trainingsmaterial für KI-Anwendungen urheberrechtlich geschützte Inhalte kopiert, abgewandelt oder geteilt werden müssen, decken die CC-Lizenzen dies ab – mit den jeweiligen Einschränkungen, falls die kommerzielle Nutzung (NC) oder Abwandlungen (ND) verboten sind.

Beim Training von KI sind diese Einschränkungen besonders wichtig. Das -ND-Attribut verbietet zwar nicht jede interne Verarbeitung. Wenn durch das Training aber ein dauerhaft nutzbares KI-Modell entsteht, kann dies als Veränderung und Weiterverwendung des Materials gelten. In diesem Fall ist die Nutzung von -ND-lizenzierten Inhalten für das KI-Training meistens nicht erlaubt. Das -NC-Attribut verbietet außerdem grundsätzlich die kommerzielle Nutzung der Inhalte für KI-Training und KI-Anwendungen. Im Zweifel sollte das Werk nicht in ein KI-System hochgeladen werden.

Nach § 1 Abs. 5 der KI-Richtlinie finden deren Bestimmungen auch Anwendung, wenn KI in Standardsoftware oder Fachanwendungen eingesetzt wird.

Entscheidend ist daher nicht allein, ob eine Software als „KI-Tool“ bezeichnet wird. Auch KI-Funktionen innerhalb einer bereits eingesetzten Software können unter die Richtlinie fallen.

Unabhängig davon gelten die in § 2 genannten Grundsätze, insbesondere hinsichtlich personenbezogener Daten, urheberrechtlich geschützter Inhalte, vertraulicher Informationen sowie Dienst- und Geschäftsgeheimnisse.

§ 1 Abs. 6 stellt Übersetzungstools ausdrücklich von der Pflicht zur expliziten Nennung als KI-Anwendung frei. Dort werden „Tools zur Übersetzung“ ausdrücklich als Beispiele für digitale Werkzeuge genannt, deren Einsatz grundsätzlich keine explizite Nennung erfordert.

Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass für die Nutzung von Übersetzungstools keine weiteren Vorgaben gelten. Insbesondere sind die allgemeinen Grundsätze aus § 2 der Richtlinie zu beachten. So dürfen beispielsweise keine personenbezogenen Daten, urheberrechtlich geschützten oder vertraulichen Inhalte sowie keine Dienst- und Geschäftsgeheimnisse in das jeweilige System eingegeben werden.

Bei Tools wie DeepL ist daher insbesondere darauf zu achten, welche Version bzw. welcher Dienst genutzt wird und welche Daten dort verarbeitet werden.

Im Zweifel sollte der Inhalt nicht eingegeben oder hochgeladen werden.

Insbesondere bei internen Dokumenten, personenbezogenen Daten, vertraulichen Informationen, Dienst- und Geschäftsgeheimnissen sowie urheberrechtlich geschützten Inhalten sollte vor der Nutzung geklärt werden, ob die Verarbeitung zulässig ist.

Eine gute Orientierung bietet dabei folgende Frage:

Ist der Inhalt öffentlich zugänglich und darf ich ihn auch unabhängig von der KI-Nutzung für diesen Zweck weiterverarbeiten?

Wenn diese Frage nicht eindeutig mit „Ja“ beantwortet werden kann, sollte auf die Eingabe in das KI-System verzichtet werden.